Polska firma nie musi ograniczać swojej działalności do polskiego rynku. Dziś przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce może świadczyć usługi dla firmy w Niemczech, kupować towary we Włoszech, sprzedawać je do Francji, współpracować z kontrahentem w Wielkiej Brytanii czy obsługiwać klientów w Stanach Zjednoczonych.
Międzynarodowy model działalności daje ogromne możliwości, ale powoduje również, że księgowość przestaje sprowadzać się do prostego pytania: „ile podatku trzeba zapłacić w Polsce?”.
Przy transakcjach zagranicznych znaczenie mają m.in. kraj kontrahenta, jego status podatkowy, rodzaj sprzedawanego towaru lub usługi, miejsce wykonania usługi, sposób transportu towaru oraz powiązania pomiędzy firmami.
Dlatego już na etapie planowania działalności warto odpowiednio przygotować jej strukturę podatkową i księgową.
Czy polska firma może działać głównie za granicą?
Tak. Sam fakt, że większość klientów przedsiębiorstwa znajduje się poza Polską, nie oznacza konieczności zakładania firmy w każdym kraju, w którym znajdują się odbiorcy.
Polska firma może posiadać kontrahentów zarówno w Unii Europejskiej, jak i poza nią.
Trzeba jednak pamiętać, że działalność międzynarodowa może powodować dodatkowe obowiązki podatkowe w zależności od sposobu prowadzenia biznesu.
Inaczej rozliczana może być:
- sprzedaż usług dla firmy z Niemiec,
- sprzedaż usług dla osoby prywatnej z Francji,
- zakup usług od firmy amerykańskiej,
- sprzedaż towarów do Czech,
- eksport towarów do Wielkiej Brytanii,
- sprzedaż internetowa konsumentom w wielu państwach UE.
Nie istnieje więc jedna uniwersalna zasada „faktura zagraniczna = brak polskiego VAT”.
VAT-UE – jeden z pierwszych obowiązków firmy działającej międzynarodowo
Przedsiębiorca dokonujący określonych transakcji z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej może mieć obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE.
Dotyczy to między innymi określonych przypadków wewnątrzwspólnotowego nabycia i dostawy towarów, importu usług oraz świadczenia usług dla podatników z innych państw UE.
Co istotne, obowiązek rejestracji VAT-UE może dotyczyć również przedsiębiorcy korzystającego w Polsce ze zwolnienia z VAT. Rejestracji należy dokonać przed pierwszą transakcją, która powoduje taki obowiązek.
Po rejestracji przedsiębiorca otrzymuje dla transakcji unijnych numer z prefiksem PL, np.:
PL1234567890
Przy określonych transakcjach wewnątrzwspólnotowych dochodzi również obowiązek składania informacji podsumowującej VAT-UE.
Sprzedaż usług za granicę – gdzie należy zapłacić VAT?
To jedno z najczęstszych źródeł błędów.
Samo wystawienie faktury przez polską firmę nie oznacza automatycznie, że należy doliczyć polski VAT.
Przy sprzedaży usług trzeba ustalić przede wszystkim:
- kto jest odbiorcą – przedsiębiorca czy konsument,
- gdzie znajduje się odbiorca,
- jaki rodzaj usługi jest świadczony,
- gdzie zgodnie z przepisami znajduje się miejsce jej opodatkowania.
W wielu typowych transakcjach B2B miejsce opodatkowania usługi znajduje się w kraju nabywcy. Istnieje jednak wiele wyjątków, dlatego każdą nietypową usługę międzynarodową warto przeanalizować przed wystawieniem pierwszej faktury.
Transakcje zagraniczne muszą być również odpowiednio ujmowane w polskiej ewidencji VAT i JPK. Ministerstwo Finansów wskazuje m.in. sposób ujmowania w JPK usług, których miejsce świadczenia znajduje się w państwie nabywcy.
Zakup usług z zagranicy również może powodować obowiązek podatkowy
Przedsiębiorcy często zwracają szczególną uwagę na sprzedaż zagraniczną, zapominając o zakupach.
Tymczasem korzystanie przez polską firmę z zagranicznych usług może oznaczać konieczność rozpoznania importu usług.
Może to dotyczyć przykładowo:
- oprogramowania,
- reklamy internetowej,
- usług marketingowych,
- konsultingu,
- usług informatycznych,
- usług świadczonych przez zagranicznych podwykonawców.
Co ważne, określone przypadki importu usług mogą powodować konieczność rejestracji VAT-UE również u przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia z VAT.
Dlatego zagraniczna faktura kosztowa nie powinna być traktowana jak zwykły polski dokument zakupowy.
Sprzedaż towarów do UE i poza Unię
Przy handlu międzynarodowym sytuacja staje się jeszcze bardziej złożona.
Sprzedaż towarów pomiędzy państwami UE może stanowić wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), natomiast wysyłka towarów poza Unię Europejską może stanowić eksport.
Z kolei sprowadzanie towarów może oznaczać WNT albo import.
W praktyce znaczenie mają m.in.:
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu,
- status podatkowy kontrahenta,
- dokumentacja potwierdzająca przemieszczenie towaru,
- warunki konkretnej transakcji.
Nie wystarczy więc sprawdzić, że kontrahent „jest zagraniczny”. Trzeba ustalić charakter całej transakcji.
Sprzedaż internetowa w UE – OSS może znacznie uprościć rozliczenia
Szczególną kategorią jest sprzedaż transgraniczna do konsumentów.
Przedsiębiorca sprzedający towary lub określone usługi konsumentom w różnych krajach UE może korzystać z systemu OSS – One Stop Shop.
Dzięki niemu można w odpowiednich przypadkach rozliczać VAT należny w różnych państwach członkowskich za pośrednictwem jednego systemu, zamiast dokonywać oddzielnej rejestracji VAT w każdym państwie konsumpcji.
Deklaracja dla unijnej procedury OSS składana jest kwartalnie, a rozliczenia prowadzone są w euro.
Dla firm prowadzących międzynarodowy e-commerce może to być bardzo istotne uproszczenie.
Mała polska firma a zwolnienie z VAT w innych państwach UE
Od 1 stycznia 2025 r. funkcjonuje również unijna procedura szczególna SME.
W określonych warunkach małe przedsiębiorstwo mające siedzibę w Polsce może korzystać ze zwolnienia z VAT również w innych państwach członkowskich UE.
Przed skorzystaniem z rozwiązania konieczne jest m.in. złożenie uprzedniego powiadomienia za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Jest to rozwiązanie, o którym warto pamiętać szczególnie w przypadku niewielkich firm rozpoczynających ekspansję na kilka rynków europejskich.
KSeF a zagraniczni kontrahenci
Działalność międzynarodowa nie oznacza również automatycznego wyłączenia z Krajowego Systemu e-Faktur.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że w przypadku podatników objętych obowiązkiem KSeF faktury dokumentujące m.in. WDT, eksport towarów czy świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników również są wystawiane w KSeF.
Jeżeli zagraniczny odbiorca nie korzysta z KSeF, fakturę należy dodatkowo udostępnić mu w uzgodniony sposób.
Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący sprzedaż przede wszystkim za granicę nie powinien zakładać, że KSeF go nie dotyczy.
Polska spółka i zagraniczna spółka tego samego właściciela
Kolejnym istotnym zagadnieniem są firmy działające w kilku państwach poprzez różne podmioty.
Przykładowo właściciel może posiadać:
LPA Polska Sp. z o.o.
oraz
LPA Ltd w Wielkiej Brytanii.
Takie firmy mogą ze sobą współpracować, jednak transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi wymagają szczególnej uwagi.
Ceny stosowane pomiędzy podmiotami powiązanymi powinny odpowiadać warunkom, jakie ustaliłyby między sobą niezależne przedsiębiorstwa. W określonych przypadkach mogą również powstać obowiązki dotyczące dokumentacji cen transferowych oraz raportowania TPR. Ministerstwo Finansów podkreśla, że regulacje te mają przeciwdziałać sztucznemu przesuwaniu dochodów pomiędzy podmiotami i państwami.
Nie powinno się więc dowolnie przenosić kosztów lub zysków pomiędzy polską a zagraniczną spółką wyłącznie w celu obniżenia podatku.
Firma międzynarodowa wymaga księgowości, która rozumie jej model biznesowy
Przy działalności lokalnej księgowość może być stosunkowo prosta. Przy działalności międzynarodowej każda nowa forma sprzedaży, zakupów czy ekspansji na kolejny rynek może mieć konsekwencje podatkowe.
Dlatego księgowy powinien wiedzieć nie tylko ile wynosi faktura, ale również:
- kto jest kontrahentem,
- w jakim kraju posiada siedzibę,
- czy posiada aktywny numer VAT,
- czego dotyczy transakcja,
- gdzie wykonywana jest usługa,
- skąd i dokąd przemieszczany jest towar,
- czy strony transakcji są ze sobą powiązane.
Dobrze zaplanowana księgowość międzynarodowa powinna zaczynać się przed pierwszą transakcją, a nie dopiero po otrzymaniu faktury.
Prowadzisz firmę w Polsce i współpracujesz z zagranicą?
W LPA wspieramy przedsiębiorców, których biznes nie kończy się na granicy Polski.
Pomagamy w prowadzeniu księgowości firm współpracujących z zagranicznymi kontrahentami, rozliczeniach VAT, VAT-UE i transakcji międzynarodowych oraz w organizacji księgowości dla przedsiębiorców działających jednocześnie na kilku rynkach.
Jeżeli prowadzisz firmę w Polsce, ale Twoi klienci, dostawcy lub inne spółki znajdują się za granicą, warto przeanalizować sposób rozliczeń zanim skala działalności zacznie rosnąć.
LPA – księgowość dla biznesu bez granic.
